1. Introducción y Compromiso de la Alta Dirección

BESTRAVEL SERVICE LTDA, en cumplimiento de su compromiso con la legalidad, la transparencia y la ética empresarial, y en atención a las disposiciones legales vigentes en Colombia relacionadas con la prevención y control del Lavado de Activos (LA) y la Financiación del Terrorismo (FT), ha adoptado y se compromete a mantener un sistema integral para la gestión de este riesgo.
 
La Alta Dirección de Bestravel Service Ltda., manifiesta su firme compromiso con la implementación monitoreo y mejora continua de esta política y de todos los procedimientos asociados, destinando los recursos humanos, técnicos y financieros necesarios para su efectivo funcionamiento.

2. Objetivos de la Política

Esta política tiene como objetivos principales:
 
• Prevenir: Evitar que Bestravel Service Ltda. y sus operaciones sean utilizados como instrumento para el LA/FT, así como proteger la reputación, integridad y estabilidad financiera de la compañía.
• Identificar: Establecer mecanismos para detectar operaciones inusuales y/o sospechosas que puedan estar relacionadas con LA/FT.
• Administrar y Controlar: Implementar medidas de control y mitigación de los riesgos LA/FT identificados.
• Reportar: Cumplir con la obligación de reportar operaciones sospechosas y demás información requerida a las autoridades competentes (UIAF y/o Superintendencia de Sociedades/Transporte, según aplique).
• Capacitar: Asegurar que todo el personal conozca y aplique las políticas y procedimientos LA/FT.
• Cumplir: Garantizar el acatamiento de la normatividad nacional e internacional en materia de LA/FT.

3. Alcance

Esta política es de obligatorio cumplimiento y aplica a todos los empleados, socios, directivos, proveedores, aliados estratégicos y cualquier persona natural o jurídica, que establezca o pretenda establecer una relación comercial o laboral, relacionados con la operación comercial de la compañía Bestravel Service Ltda., incluyendo la venta de tiquetes, alojamiento, paquetes turísticos, transporte terrestre, cruceros marítimos y fluviales, seguros de viaje, sim, esim, experiencias deportivas y de entrenamiento, entre otros.

4. Marco Legal

La compañía Bestravel Service Ltda., se compromete a cumplir con la legislación nacional, aplicable incluyendo (pero no limitado a):
 
• Leyes locales sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI).
• Normas emitidas por la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) u organismo equivalente.
• Normativa específica del sector turístico, (si aplica).
• Normas de Protección de Datos y Confidencialidad.

5. Definiciones

• Lavado de Activos (LA): Proceso mediante el cual organizaciones criminales buscan dar apariencia de legalidad a recursos obtenidos de actividades ilícitas.
• Financiación del Terrorismo (FT): Provisión o recolección de fondos, por cualquier medio, directa o indirectamente, con la intención de que se utilicen, o a sabiendas de que se utilizarán, en todo o en parte, para cometer actos terroristas.
• UIAF: Unidad de Información y Análisis Financiero de Colombia.
• Operación Inusual: Aquella operación que, por su número, cantidad o características, se sale de los parámetros de normalidad establecidos para el tipo de cliente o el sector al que pertenece.
• Operación Sospechosa (OS): Toda operación que, por su naturaleza, cuantía, características, o por no guardar relación con la actividad económica del cliente, o por su inusualidad, la agencia de viajes y turismo considere que puede contener indicios de LA/FT.
• Debida Diligencia (DD): Proceso de conocimiento del cliente y verificación de su información, para identificar los riesgos LA/FT asociados a la relación comercial.
• Debida Diligencia Intensificada (DDI): Medidas adicionales de conocimiento del cliente y monitoreo de transacciones aplicadas a situaciones de mayor riesgo (ej. Personas Expuestas Políticamente - PEPs, transacciones en efectivo de alto valor, clientes de alto riesgo geográfico, etc.).
• SARLAFT/SAGRILAFT: Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. 

6. Principios Fundamentales

• Conocimiento del Cliente (KYC - Know Your Customer): Bestravel Service Ltda., implementará procedimientos rigurosos para la vinculación y conocimiento de sus clientes (personas naturales y jurídicas), incluyendo la verificación de su identidad, actividad económica y origen de los fondos.
• Detección y Reporte: Se establecerán mecanismos para detectar y reportar oportunamente a la UIAF las operaciones sospechosas, sin alertar al cliente.
• Confidencialidad: La información obtenida en el marco de la prevención de LA/FT será tratada con estricta confidencialidad.
• Conservación de Documentos: Se mantendrán registros adecuados de la información y documentación relacionada con la debida diligencia y las transacciones.
• Capacitación Continua: Se realizarán programas de capacitación periódicos para todo el personal.
• Tecnología: Se hará uso de herramientas tecnológicas que faciliten la identificación, monitoreo y control de los riesgos LA/FT.

7. Elementos del Sistema de Gestión del Riesgo LA/FT

Bestravel Service Ltda. implementará un sistema de gestión del riesgo LS/FT que, como mínimo, comprenderá los siguientes elementos:
 
7.1. Políticas y Procedimientos:

a. Política de Conocimiento del Cliente (KYC): Se debe identificar plenamente a todos los clientes, especialmente en operaciones mayores o inusuales. Para ello, se solicita:

• Requisitos para la vinculación del cliente (personas naturales y jurídicas): formularios de vinculación, documentos de identidad, certificación de origen de fondos, estados financieros, etc.
• Información de contacto (teléfono, dirección, correo electrónico).
• Información sobre la finalidad del viaje y medios de pago.
• Verificación de la información a través de fuentes confiables (listas restrictivas, bases de datos públicas, etc.).
• Actualización periódica de la información de los clientes.
 
b. Política de Debida Diligencia Intensificada (DDI):

• Criterios para la aplicación de DDI a clientes de mayor riesgo (ej. PEPs, transacciones de alto valor en efectivo, clientes de jurisdicciones de alto riesgo).
• Requisitos adicionales de información y verificación para clientes con DDI.
• Aprobación de la alta gerencia para la vinculación de clientes de alto riesgo.
 
c. Política de Manejo de Efectivo:

• Establecimiento de límites para la recepción de pagos en efectivo.
• Procedimientos específicos para el registro y monitoreo de transacciones en efectivo que superen un determinado umbral.
• Justificación del origen de los fondos para pagos en efectivo significativos.
 
d. Política de Identificación de Operaciones Inusuales y Sospechosas:

• Definición de señales de alerta específicas para el sector de viajes y turismo (ej. pagos con tarjetas de crédito de terceros, cambios frecuentes de itinerarios, compras de tiquetes aéreos o paquetes turísticos con destino a jurisdicciones de alto riesgo, solicitud de servicios inusuales o de alto valor sin justificación aparente, cancelación de servicios de alto valor con solicitud de reembolso en diferentes medios de pago, etc.).
• Procedimientos para el análisis y documentación de operaciones inusuales.
• Proceso de escalamiento para la determinación de operaciones sospechosas.
 
e. Política de Reportes a la UIAF:

• Procedimientos para la elaboración y envío oportuno de Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) a la UIAF, garantizando la confidencialidad y no alertando al cliente.
• Cumplimiento de otros reportes requeridos por la normatividad (Ej. Reporte de transacciones en efectivo).
 
f. Política de Confidencialidad y Protección de Datos:

• Garantizar la protección de la información de los clientes y la confidencialidad de los reportes.

g. Política de Capacitación:

• Programa de capacitación anual y obligatoria para todo el personal, incluyendo la inducción para nuevos empleados.
• Temas de capacitación: normatividad LA/FT, tipologías de LA/FT en el sector, señales de alerta, procedimientos internos, roles y responsabilidades.

h. Política de Conservación de Documentos:

• Definición de los plazos y formas de conservación de la documentación relacionada con LA/FT, de acuerdo con la normativa vigente.
 
i. Política de Designación y Funciones del Oficial de Cumplimiento:

• Designación de un Oficial de Cumplimiento con las características y funciones establecidas por la Ley.
• Asegurar la autonomía e independencia del Oficial de Cumplimiento.
 
7.2. Clasificación de Clientes por Riesgo:

Los clientes serán clasificados como de bajo, medio o alto riesgo, con base en su perfil, origen de fondos, nacionalidad, ocupación, comportamiento transaccional y otros factores.
 
7.3. Control de Transacciones: Se aplicará monitoreo continuo sobre:

• Transacciones en efectivo de alto monto.
• Viajes a destinos considerados de alto riesgo.
• Compras repetitivas o de último momento sin justificación.
• Uso de terceros para realizar pago.
 
7.4. Infraestructura Tecnológica y Operativa

• Contar con sistemas de información que permitan la captura, almacenamiento, procesamiento y análisis de la información para la gestión del riesgo LA/FT.
• Implementar herramientas para el monitoreo de transacciones y la detección de señales de alerta.
• Garantizar la seguridad de la información y la continuidad de los sistemas.
 
7.5. Asignación de Responsabilidades

• Junta Directiva /Máximo Órgano Social: Aprobación y supervisión de la política y el sistema LA/FT.
• Representante Legal: Velar por la implementación y cumplimiento de la política.
• Oficial de Cumplimiento:
     • Diseñar, implementar y monitorear el sistema LA/FT.
     • Capacitar al personal.
     • Analizar operaciones inusuales y determinar si son sospechosas.
     • Elaborar y enviar los ROS a la UIAF.
     • Mantenerse actualizado sobre las nuevas tipologías y regulaciones.
     • Servir de enlace con las autoridades.
• Empleados: Conocer y aplicar la política y procedimientos, reportar cualquier operación inusual al Oficial de Cumplimiento.

8. Debida Diligencia

Clientes de Alto Riesgo
Para Clientes considerados de alto riesgo (Ej. personas expuestas políticamente, nacionales de países sancionados, etc.), se aplicarán procedimientos reforzados de debida diligencia.
 
Proveedores y Aliados Comerciales
Se verificarán antecedentes y reputación de hoteles, aerolíneas, operadores turísticos y otros proveedores con los que se establezcan relaciones comerciales. 

9. Reporte de Operaciones Sospechosas

Todo empleado de la compañía Bestravel Service Ltda., que detecte actividades inusuales o sospechosas deberá reportarlas inmediatamente al Oficial de Cumplimiento y este será responsable de:
 
• Analizar la operación.
• Documentarla.
• Realizar el reporte ante la UIF o autoridad competente si aplica.

10. Capacitación y Sensibilización

Bestravel Service Ltda., desarrollará actividades de capacitación, con la finalidad que todos los colaboradores de la organización, comprendan las obligaciones establecidas en la presente política, la normativa aplicable y los procedimientos internos definidos para la prevención, detección, reporte y control de operaciones inusuales o sospechosas.
 
Las actividades de capacitación que se brindará serán en los siguientes aspectos:

• Conocimiento de la Política para la Prevención del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo (LA/FT).
• Conceptos básicos relacionados con el Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y demás riesgos asociados.
• Tipologías de lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Normatividad vigente y obligaciones legales aplicables a la organización.
• Procedimientos de identificación del cliente.
• Identificación de señales de alerta, factores de riesgo y operaciones inusuales o sospechosas.
• Consecuencias legales, disciplinarias y reputacionales derivadas del incumplimiento de la presente política.

11. Seguimiento y Monitoreo

Bestravel Service Ltda., realizará el seguimiento y monitoreo continuo de las actividades relacionadas con la prevención del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo (LA/FT), con el fin de verificar el cumplimiento de la presente política, evaluar la eficacia de los controles implementados e identificar oportunamente posibles riesgos u operaciones inusuales que puedan representar un riesgo para la organización.

12. Conservación de Documentos

Toda la documentación relacionada con la identificación del cliente y las transacciones será conservada por un periodo mínimo de 5 años, de forma segura y confidencial.

13. Confidencialidad y Protección de Datos

Bestravel Service Ltda., protegerá la confidencialidad de la información recolectada en cumplimiento de esta política, conforme a la Ley de Protección de Datos Personales.

14. Auditoría y Mejora Continua

Se realizarán auditorías internas o externas periódicas (al menos una vez al año, o según lo exija la normativa aplicable) para evaluar y asegurar la eficacia y el cumplimiento del sistema de prevención. Los resultados de estas auditorías serán presentados a la Alta Dirección y servirán de base para la implementación de acciones correctivas y de mejora.

15. Sanciones y Consecuencias

El incumplimiento de esta política y de los procedimientos asociados por parte de cualquier miembro de la compañía Bestravel Service Ltda., podrá dar lugar a la imposición de sanciones disciplinarias, contractuales, civiles y penales, según la gravedad de la falta y la normativa aplicable.